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Session & Sécurité |
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Police Vie Privée : Traitement des données personnelles
Cette Police vie privée concerne toutes les Données qui sont récoltées et utilisées par Sambrinvest SA, dont le siège est situé à 6000 Charleroi, Quai Arthur Rimbaud 6, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0427.908.867 (RPM Hainaut, Division Charleroi) (ci-après dénommée « Sambrinvest »).
La société est représentée par Monsieur Grégoire Dupuis, en sa qualité de délégué à la gestion journalière.
Pour toute question ou renseignement, Sambrinvest est joignable par téléphone (+32 460 95 63 30) ou par e-mail (info@sambrinvest.be).
Sambrinvest entend faciliter la compréhension de la Police vie privée en reprenant ici un résumé des finalités de traitement qui justifient les traitements de Données des différentes Personnes Concernées.
Les informations complémentaires et plus précises, répondant aux obligations légales en la matière, sont reprises aux points 3 et suivants de la présente police.
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Les Données sont collectées principalement pour :
Les Données peuvent également être utilisées pour :
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Autorité de contrôle : une autorité de contrôle désignée par l’Etat membre en vertu de l’article 51 du RGPD. En Belgique il s’agit de l’Autorité de Protection des Données.
Client : la personne physique ou morale qui fait appel et/ou bénéficie des services proposés par le Responsable du traitement.
Données à caractère personnel (ou Données) : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne Concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Fournisseur : la personne physique ou morale qui fournit habituellement certains produits et services au Responsable du traitement.
Internaute : la personne physique ou morale qui visite le site internet www.sambrinvest.be, la page LinkedIn ou Facebook de Sambrinvest.
Notification : l’information à l’Autorité par le Responsable de traitement, conformément à l’article 33 du RGPD, en cas de Violation de Données.
Police vie privée : la présente Police qui concerne la protection des Données.
Prospect : la personne physique ou morale qui pourrait potentiellement devenir un nouveau client ou partenaire, c’est-à-dire une personne que le Responsable du traitement cherche à atteindre afin de générer des prestations de services.
Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du Traitement, dans le cas présent il s’agit de Sambrinvest SA, dont le siège est situé à 6000 Charleroi, Quai Arthur Rimbaud 6, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0427.908.867 (RPM Hainaut, Division Charleroi) et dont le site internet est www.sambrinvest.be.
RGPD : le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
Sous-traitant : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.
Traitement : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des Données ou des ensembles de Données, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
Travailleur : la personne physique désignée par le Responsable du traitement pour exécuter des tâches et qui sont placées sous son autorité directe. Cette définition inclut les termes salariés, intérimaires, ouvriers, étudiants, apprentis, membres de la direction et du personnel externe.
Violation : une violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.
Visiteur : la personne physique qui se rend dans les locaux de Sambrinvest.
Conformément au RGPD, les Données sont traitées par Sambrinvest pour des finalités déterminées. Le Traitement des Données doit également reposer sur l’un des fondements légaux prévus à l’article 6 du RGPD.
Si Sambrinvest décide d’utiliser les Données pour une autre finalité que celle reprise dans la Police, il fournira une information préalable à la Personne Concernée au sujet de cette autre finalité.
Cette Police a pour but de présenter à la Personne Concernée les catégories de Données, les finalités et les fondements légaux qui s’appliquent à ses Données et à leur traitement.
Les Données des Travailleurs sont récoltées lors de l’embauche et tout au long de la relation de travail.
Base(s) légale(s) et finalité(s) de traitement :
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Exécution contractuelle |
Sambrinvest peut traiter les Données des Travailleurs qui sont nécessaires contractuellement afin de gérer l’administration du personnel, des intermédiaires et de la société dans le cadre de : la gestion du remboursement des notes de frais, la création et la mise à jour des pouvoirs de signature et des paiements, le recrutement, les feedbacks, la gestion des contrats de travail, la dimona, l’accueil et la présentation de nouveaux Travailleurs, la création / modification / suppression du profil d’un Travailleur auprès des partenaires et administrations publiques, la gestion de la rupture d’un contrat de travail ; la communication de la sortie d’un Travailleur, la gestion des plannings et horaires, la gestion des absences, le paiement des rémunérations, le remboursement de frais, les chèques-repas, les téléphones et abonnements, la mise à disposition de PC, la gestion des voitures / du plan mobilité / des cartes carburant ou énergie, la gestion des sinistres, la déclaration d’un accident de travail, la gestion des assurances, des risques psychosociaux, les sanctions disciplinaires, la gestion des formations, des litiges, des conseils juridiques financiers et fiscaux, la gestion des adresses emails et signatures. |
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Obligation légale |
Sambrinvest peut également traiter les Données des Travailleurs en vue du respect de ses obligations légales afin d’administrer la société dans le cadre de la préparation et la publication éventuelle des documents comptables et fiscaux. |
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Consentement |
Sambrinvest peut traiter les Données des Travailleurs sur base de leur consentement : Afin de gérer l’administration du personnel et des intermédiaires dans le cadre de la collecte et de la conservation d’un ou plusieurs contact(s) d’urgence du Travailleur en cas de problème ; Afin d’administrer la société en ce qui concerne la gestion des autorisations liées au droit à l’image. |
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Intérêt légitime |
Sambrinvest peut, enfin, traiter les Données des Travailleurs sur base de son intérêt légitime : A des fins d’administration du personnel et des intermédiaires en ce qui concerne l’évaluation des Travailleurs, de leur aptitude (évaluation du personnel) et l’organisation d’évènements du personnel (gestion du personnel – bien-être au travail) ; A des fins de sécurité en ce qui concerne la sécurité des biens de l’entreprise, des travailleurs, la gestion des accès (badges) et des caméras de surveillance (assurer la sécurité des Travailleurs et des biens) ; A des fins de prospection lors de la création des cartes de visite des Travailleurs (gestion de la stratégie commerciale et de l’image de l’entreprise). A des fins d’administration de la société dans le cadre de la participation ou de l’organisation d’évènements commerciaux et la gestion du site internet (gestion de la stratégie commerciale et de l’image de l’entreprise). |
Catégories de Données concernées :
- Données d’identification personnelles ;
- Données d’identification financières ;
- Données liées à la profession ;
- Données liées aux habitudes de vie ;
- Numéro de Registre national ;
- Données relatives à la santé ;
- Images et vidéos.
Les Données des Clients sont récoltées lors d’une demande d’ouverture d’un dossier ou d’une nouvelle relation commerciale et lors de la gestion de ceux-ci.
Base(s) légale(s) et finalité(s) de traitement :
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Exécution contractuelle |
Sambrinvest peut traiter les Données des Clients qui sont nécessaires contractuellement dans le cadre de la gestion de la clientèle et des fournisseurs en ce qui concerne la création de la fiche signalétique client, la gestion de la facturation et des impayés, la gestion des questions et plaintes, la gestion des paiements, la collaboration avec l’autorité de tutelle, la gestion des dossiers clients et des financements, la gestion des demandes liées aux services, le suivi qualité, la gestion de projets et la gestion des partenaires. Sambrinvest peut également traiter des Données des Clients à des fins d’administration de la société en ce qui concerne la gestion des litiges et autres conseils juridiques, financiers et fiscaux. |
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Intérêt légitime |
Sambrinvest peut traiter les Données des Clients sur base de son intérêt légitime : A des fins de sécurité en ce qui concerne les caméras de surveillance (assurer la sécurité des Travailleurs et des biens). A des fins de prospection dans le cadre de la participation à des évènements commerciaux, de la gestion d’opérations commerciales, des listings de mails, de newsletters, ainsi que la gestion des cartes de visite reçues (gestion de la stratégie commerciale et de l’image de l’entreprise). A des fins d’administration de la société en ce qui concerne la gestion des objectifs commerciaux, du site internet et des réseaux sociaux ainsi que l’organisation d’évènements (gestion de la stratégie commerciale et de l’image de l’entreprise). A des fins de gestion de la clientèle et des fournisseurs en ce qui concerne l’analyse et le suivi de la qualité (amélioration des services). |
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Consentement |
Sambrinvest peut également traiter les Données des Clients sur base de leur consentement afin d’administrer la société en ce qui concerne la gestion des autorisations liées au droit à l’image. |
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Obligation légale |
Sambrinvest peut, enfin, traiter les Données des Clients en vue du respect de ses obligations légales afin d’administrer la société dans le cadre de la préparation et la publication éventuelle des documents comptables et fiscaux. |
Catégories de Données concernées :
- Données d’identification personnelles ;
- Données d’identification financières ;
- Données liées à la profession ;
- Numéro de Registre national ;
- Images et vidéos.
Les Données des Fournisseurs sont récoltées lors des premiers échanges avec le Fournisseur et tout au long de la relation commerciale.
Base(s) légale(s) et finalité(s) de traitement :
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Exécution contractuelle |
Sambrinvest peut traiter les Données des Fournisseurs qui sont nécessaires contractuellement dans le cadre de la gestion de la clientèle et des fournisseurs en ce qui concerne la création de la fiche signalétique fournisseur, la gestion des paiements, la gestion des questions et plaintes, la gestion des paiements, la gestion des commandes et le suivi de la qualité. Sambrinvest peut également traiter les Données des Fournisseurs afin d’administrer la société en ce qui concerne la gestion des litiges et autres conseils juridiques, financiers et fiscaux. |
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Intérêt légitime |
Sambrinvest peut également traiter les Données des Fournisseurs sur base de son intérêt légitime : A des fins de sécurité en ce qui concerne les caméras de surveillance (assurer la sécurité des Travailleurs et des biens). A des fins de prospection dans le cadre de la participation à des évènements commerciaux, de la gestion d’opérations commerciales ainsi que la gestion des cartes de visite reçues (gestion de la stratégie commerciale et de l’image de l’entreprise). A des fins de gestion de la clientèle et des fournisseurs en ce qui concerne la recherche de nouveaux fournisseurs (gestion de la stratégie commerciale) et l’analyse de la satisfaction des fournisseurs (amélioration des services). A des fins d’administration de la société en ce qui concerne l’organisation d’évènements (gestion de la stratégie commerciale et de l’image de l’entreprise). |
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Consentement |
Sambrinvest peut traiter les Données des Fournisseurs sur base de leur consentement afin d’administrer la société en ce qui concerne la gestion des autorisations liées au droit à l’image. |
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Obligation légale |
Sambrinvest peut, enfin, traiter les Données des Fournisseurs en vue du respect de ses obligations légales afin d’administrer la société dans le cadre de la préparation et la publication éventuelle des documents comptables et fiscaux. |
Catégories de Données concernées :
- Données d’identification personnelles ;
- Données d’identification financières ;
- Données liées à la profession ;
- Numéro de Registre national ;
- Images et vidéos.
Les Données des Prospects sont récoltées lors de la participation ou l’organisation d’évènements commerciaux ainsi que via le site internet de Sambrinvest ou les réseaux sociaux.
Base(s) légale(s) et finalité(s) de traitement :
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Intérêt légitime |
Sambrinvest peut traiter les Données des Prospects sur base de son intérêt légitime : A des fins de prospection dans le cadre de la participation à des évènements commerciaux, de la gestion de la base données, de la prise de contact, de la gestion de listings de mails, des newsletters et des cartes de visites reçues (gestion de la stratégie commerciale et de l’image de l’entreprise). A des fins d’administration de la société dans le cadre de la gestion des objectifs commerciaux, du site internet, des réseaux sociaux et de l’organisation d’évènements (gestion de la stratégie commerciale et de l’image de l’entreprise). |
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Consentement |
Sambrinvest peut également traiter les Données des Prospects sur base de leur consentement afin d’administrer la société en ce qui concerne la gestion des autorisations liées au droit à l’image. |
Catégories de Données concernées :
- Données d’identification personnelles ;
- Données liées à la profession ;
- Données d’identification financières ;
- Images et vidéos.
Les Données des Visiteurs sont récoltées lors de leur venue dans les locaux de Sambrinvest.
Base(s) légale(s) et finalité(s) de traitement :
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Intérêt légitime |
Sambrinvest peut traiter les Données des Visiteurs sur base de son intérêt légitime à des fins de sécurité en ce qui concerne les caméras de surveillance (assurer la sécurité des Travailleurs et des biens). |
Catégories de Données concernées :
- Données d’identification personnelles ;
- Images et vidéos.
Les Données des Internautes sont récoltées lors de leur visite du site internet de Sambrinvest ou de son réseau social.
Base(s) légale(s) et finalité(s) de traitement :
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Intérêt légitime |
Sambrinvest peut traiter les Données des Internautes sur base de son intérêt légitime à des fins d’administration de la société en ce qui concerne la gestion de son site internet et des réseaux sociaux (gestion de la stratégie commerciale et de l’image de l’entreprise). |
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Consentement |
Sambrinvest peut traiter les Données des Internautes sur base de leur consentement à des fins d’administration de la société en ce qui concerne la gestion des cookies. |
Catégories de Données concernées :
- Données d’identification personnelles ;
- Images et vidéos ;
- Données de connexion et d’identification.
Sambrinvest conserve les Données le temps nécessaire pour atteindre la finalité du traitement.
Les durées de conservation sont déterminées sur base de plusieurs critères tels que le type de traitement, la finalité de celui-ci, le lieu où sont stockées les Données, le type de Personne Concernée ou encore le type de Données collectées. Sambrinvest conserve en tout état de cause les Données conformément aux délais légaux de conservation et aux recommandations des Autorités compétentes.
La durée de conservation spécifique pour chaque traitement de Données pourra être communiquée à la Personne Concernée qui en fait la demande.
Les Données peuvent être collectées par Sambrinvest directement, par l’intermédiaire de l’hébergeur du site ou par ses Sous-traitants. Les Données sont alors envoyées au Responsable du traitement.
La liste des Sous-traitants peut être communiquée sur demande.
Les Données sont également collectées lors des échanges avec Sambrinvest de visu, par visioconférence, téléphone, courrier postal, e-mail, par internet ou par ses Sous-traitants. Les Données peuvent également être collectées via des cookies (voir l’information spécifique à ce sujet disponible sur le site internet de Sambrinvest).
Certains intermédiaires peuvent être établis dans un pays tiers, situés en dehors de l’Espace Économique Européen (« EEE »), qui garantit un niveau adéquat de protection des Données, tel que déterminé par la Commission européenne.
Lorsque les intermédiaires sont établis dans des pays qui n'accordent pas un niveau équivalent de protection de la vie privée (absence de décision d’adéquation de la Commission européenne), Sambrinvest déclare prendre des mesures spécifiques, conformément à la législation en matière de protection des Données en vigueur dans l'EEE afin de protéger les Données personnelles.
Des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en place afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux risques, y compris entre autres, selon les besoins :
- Des moyens techniques permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes informatiques et des services de traitement ;
- Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données et l'accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d'incident physique ou technique ;
- Des délais de conservation limités ;
- Des accès au système d’information limités au personnel habilité et responsabilisé sur la protection des Données.
Le détail de ces mesures de sécurité peut être communiqué sur demande.
Les Données peuvent éventuellement être communiquées à des tiers en relation directe avec Sambrinvest, notamment les Sous-traitants de Sambrinvest, lorsque cela est nécessaire et notamment aux entités listées ci-dessous :
- Les prestataires de services choisis par Sambrinvest, lesquels sont en charge des services informatiques, de l’hébergement du site internet, de la mise à disposition d’infrastructures, les services de courrier électronique, les services d’audit, juridiques, les services en lien avec les ressources humaines et tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services ;
- Les prestataires de services et partenaires choisis par Sambrinvest, lesquels sont en charge de la fourniture du matériel, du transport et de la livraison ou de tout autre service semblable afin de leur permettre de fournir lesdits services ;
- L’autorité de tutelle, laquelle est en charge des vérifications en lien avec les dossiers de financement ;
- Vers un potentiel repreneur, en cas de transfert (total ou partiel) des activités de Sambrinvest (fusion, vente, transfert d’actifs, réorganisation judiciaire, etc.) ;
- En cas de litige, les Données peuvent être transmises à un tiers chargé de la gestion des litiges (cabinet d’avocats, société de recouvrement, etc.), lequel veillera également à respecter la législation applicable quant à ces informations ;
- Le comptable, la fiduciaire, l’autorité publique, etc., en vue de respecter les obligations légales de Sambrinvest (communication des Données à son comptable, répondre à une demande des autorités publiques, se conformer à une décision de justice, etc.).
La liste des prestataires peut être communiquée sur demande. Sambrinvest s’assure que ceux-ci offrent des garanties de conformité et de sécurité adéquates au regard du RGPD.
En fonction du type de traitement opéré sur vos Données personnelles, vous pouvez faire valoir un ou plusieurs des droits suivants :
- Droit à l’information :
Vous avez le droit d’être informé sur les Traitements de Données réalisés par Sambrinvest. La présente Police a pour objectif de fournir cette information. Votre demande d’informations pourrait être refusée dans les cas suivants : (i) vous disposez déjà de ces informations ; (ii) la demande nécessite des efforts disproportionnés ou impossibles pour Sambrinvest ; (iii) la fourniture de ces informations peut compromettre gravement la finalité du traitement.
- Droit d’accès :
Vous avez le droit d’interroger Sambrinvest sur les Données dont elle dispose à votre sujet. Sambrinvest peut vous en fournir une copie gratuitement, mais ce n’est pas possible pour tous les documents. Sambrinvest entend en effet aussi respecter les droits et libertés d’autrui et ses obligations légales.
- Droit de rectification :
Vous pensez que vos Données ne sont pas exactes ou actuelles ? Vous avez le droit de demander à Sambrinvest de les corriger.
- Droit à l’effacement :
Vous avez le droit de solliciter la suppression de vos Données auprès de Sambrinvest. Cependant, si certaines Données doivent être conservées en vertu d'obligations légales, Sambrinvest ne pourra pas donner suite à cette demande.
- Droit à la limitation du traitement :
Vous pouvez demander à Sambrinvest de limiter le traitement de vos Données, par exemple lorsqu’elle vérifie l’exactitude de vos Données.
- Droit à la portabilité :
Vous pouvez demander le transfert de vos Données d’une organisation à une autre.
- Droit d’opposition :
Vous avez le droit de demander à Sambrinvest d'arrêter de traiter vos Données dans certains cas.
Comment faire valoir ces droits ?
Toute demande peut être adressée à Sambrinvest via l’adresse e-mail : info@sambrinvest.be ou par téléphone au numéro : +32 (0)460 95 63 30.
Sambrinvest dispose d’un délai de 30 jours pour vous répondre conformément aux dispositions légales en vigueur.
Dans l’hypothèse où le suivi donné à votre demande ne convient pas, il vous est toujours possible de porter plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données. Vous pouvez contacter l’Autorité de Protection des Données de la manière suivante :
o Par téléphone : (+32) (0)2 274 48 00 ;
o E-mail : contact@apd-gba.be ;
o Formulaire de contact en ligne :
www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte.